Conseils utiles

Comment exprimer un refus de participer à un événement dans une lettre d'affaires

Avez-vous déjà été invité à un dîner auquel vous ne vouliez absolument pas aller? Vous est-il déjà arrivé qu'un ami vous appelle à un événement que vous auriez certainement ignoré dans un autre cas? Si vous avez eu de telles situations, vous savez vous-même combien il est difficile de refuser une proposition. Bien sûr, accepter une invitation est un bon moyen de développer des relations plus approfondies (au prix de sortir de votre zone de confort), mais parfois, le refus devient la seule véritable solution pour ceux qui sont trop occupés ou qui ne veulent pas y aller pour des raisons personnelles.

Difficultés à écrire des lettres de rejet

Le moyen le plus simple de formuler un refus poli consiste à ne pas entretenir de relations commerciales avec le destinataire. Dans ce cas, il suffit de suivre le ton des affaires et de s’appuyer sur les règles de base pour la rédaction des lettres de rejet. Si vous deviez "correspondre" à un publipostage en masse, la tâche est simplifiée encore plus: très probablement, votre lettre de réponse ne sera même pas lue.

Mais dans certains cas, rédiger une lettre commerciale se transforme en une sélection minutieuse de mots permettant d'exprimer un maximum de regret dans le cadre du vocabulaire commercial. Ceux-ci incluent les situations suivantes:

  • Vous êtes en correspondance avec un partenaire potentiel, mais vous devez refuser pour une raison objective. Vous devez exprimer un refus, en transférant par la même occasion votre intérêt pour le début de la coopération. Vu de l'extérieur, ces messages peuvent sembler mutuellement exclusifs, il est difficile de choisir la formulation correcte.
  • Vous correspondez avec un partenaire régulier et ne souhaitez pas donner une impression défavorable. Vous envisagez de poursuivre la coopération, mais vous savez que votre participation à l'événement sera importante pour le partenaire. Vous devez formuler un refus de manière à transmettre cette compréhension, indiquant ainsi votre intérêt pour le succès commercial d'un partenaire. En même temps, vos raisons devraient sembler suffisamment convaincantes.
  • Vous correspondez avec le destinataire «vivant» et vous savez que votre lettre sera lue attentivement. Vous n'avez aucune raison objective de refuser de participer, mais il n'y a aucune raison de vous entendre. Dans le même temps, vous souhaitez conserver la localisation de votre correspondant.
  • Vous correspondez avec un acteur influent de votre créneau professionnel ou un représentant d'une publication populaire. Vous êtes obligé de refuser, mais vous ne voulez pas gâcher votre réputation.

Chacune de ces situations est potentiellement dangereuse pour votre réussite. Toutefois, une lettre commerciale soigneusement écrite sur le refus de participer à l'événement aidera à avertir honnêtement de votre position, sans aggraver la situation actuelle. Vous ne pouvez pas renforcer votre relation avec votre partenaire de cette façon, mais vous ne les ruinerez pas. Les échecs sont une pratique normale dans le monde des affaires. Plus tôt vous apprendrez à les présenter correctement, mieux ce sera.

Comment émettre une lettre de refus?

Les détails d'une lettre commerciale avec un refus officiel correspondent aux détails habituels d'une lettre commerciale d'une entreprise. Si vous envoyez une lettre par courrier ou par fax, veillez à respecter les règles suivantes:

  • Écrivez la réponse uniquement sur le papier à en-tête de l'organisation.
  • Assurez-vous que le refus est certifié par le chef de la direction ou par une personne détenant l'autorité appropriée.
  • Assurez-vous d’enregistrer le refus pour qu’il ait force officielle.

Si vous envoyez une clause de non-responsabilité par courrier électronique, l'en-tête revêt une grande importance. Il vous permet de faire une première impression de la lettre et, à bien des égards, donne le ton à la lecture. Si vous êtes sûr que votre réponse sera lue et si vous planifiez d'autres relations commerciales avec le destinataire, essayez d'éviter les propos négatifs dans l'en-tête. Il est probable que votre correspondant n’aura pas le désir d’ouvrir une lettre avec l’en-tête du formulaire "Refus de participer à l’événement", il est donc préférable d’utiliser une option plus neutre. Par exemple: «À propos de l'événement», «À propos de la participation au séminaire», etc.

Contenu de l'avertissement

Afin d'exprimer poliment un refus de participer à un événement dans une lettre commerciale, il est nécessaire de respecter toutes les règles de l'étiquette commerciale. Assurez-vous de commencer par contacter, tout en vous concentrant sur les données spécifiées dans l'invitation. Si vous connaissez le nom et le patronyme du correspondant, vous pouvez utiliser le message d'accueil du formulaire:

Cher Nikolaï Nikolaïevitch!

Il arrive également que seuls le nom de famille et les initiales de l'expéditeur soient connus. Dans ce cas, il convient de se limiter au nom de famille et à l'adresse professionnelle adoptée en Russie (M., Mme):

Cher M. Nikolaev!

Les initiales ne doivent pas être utilisées: non seulement elles semblent floues, mais aussi impolies. Si le message a été envoyé au nom de la société et que le destinataire n’est pas renseigné, l’adresse «générale» universelle «Cher Messieurs!» Est utilisée: c’est suffisant pour exprimer le respect en l’absence d’autres données.

Même si vous répondez à un courrier électronique, veillez à informer l'expéditeur de l'ordre exact envoyé à. Vous pouvez remplir ces données de deux manières: soit créer un lien vers la demande dans une condition distincte sous le numéro et la date de la lettre (généralement, ces informations sont présentes sous des formes officielles générales), soit fournir ces données au début de l'appel. Si vous avez choisi la deuxième méthode, la lettre doit commencer par les lignes suivantes:

En réponse à votre lettre du 02/01/2017, n ° 341, nous vous informons que ...

Il est conseillé de ne pas signaler le refus «de front», surtout si vous avez entré les détails de la lettre dans les détails. Les premières lignes doivent avoir un contenu positif. Vous pouvez exprimer votre gratitude pour l'invitation envoyée et noter les opportunités uniques qui vous ont été fournies par le destinataire. Vous pouvez également commencer la lettre avec un regret poli que l'invitation, malgré le fait qu'elle ait été souhaitée, devra être rejetée pour des raisons objectives. Pour faciliter la tâche, vous pouvez dresser une liste de phrases «universelles» qui, à l'avenir, pourront être adaptées à la situation:

Merci pour l'offre extrêmement intéressante, mais malheureusement ...

Nous apprécions grandement votre invitation et attendons avec impatience une coopération accrue ...

Merci de m'avoir donné l'occasion de participer à ...

Malheureusement, nous n'avons pas l'occasion de participer à l'événement en relation avec ...

L'indication d'intérêt dans un partenariat est un must. Même si vous n'envisagez aucune relation d'affaires avec un correspondant, exprimez le désir de renforcer vos relations commerciales. Telle est la règle de base de l'étiquette commerciale: quiconque vous a envoyé une lettre d'invitation mérite votre attention. L'échec est quotidien et ne compte pas pour l'insulte. Mais le non-respect des règles élémentaires de politesse peut nuire considérablement à votre réputation, surtout si vous répondez de la sorte à tous les correspondants.

Montrez votre intérêt à chaque étape. Si des fichiers supplémentaires ont été joints à l'invitation, notez que vous les avez lus:

Nous avons examiné en détail la proposition que vous avez soumise ...

Nous avons soigneusement examiné les documents soumis ...

Ce n'est qu'après que tous les messages positifs, y compris la gratitude pour l'intérêt manifesté, ont été exprimés, que nous pouvons passer à la raison du refus. Il faut l'indiquer à tout jamais: cela montre votre intérêt pour le cas où vous refusez et vous permet de montrer de nouveau votre respect au correspondant.

Après avoir suivi toutes les formalités, vous devez terminer avec le prochain message positif. Mentionnez que vous souhaiterez une coopération plus poussée (nouveaux événements, opportunités, etc.). Alors, encore une fois, vous «adoucissez» la pilule de l'échec et transmettez le désir de maintenir des relations commerciales.