Conseils utiles

Vue d'ensemble du logiciel de gestion des tâches dans Outlook

Les règles relatives aux courriers électroniques entrants dans MS Outlook aident les utilisateurs à organiser leurs boîtes aux lettres. Généralement, les utilisateurs eux-mêmes créent les règles nécessaires au traitement du courrier entrant via l'application MS Outlook, mais! L'administrateur système peut également gérer les règles de traitement du courrier dans les boîtes aux lettres des utilisateurs.

Cela peut être utile s’il est nécessaire d’ajouter centralement à tous les utilisateurs une règle (note) qui marque les lettres entrantes comme étant importantes.

Les règles de messagerie sont gérées via la console EMS (Exchange managment Shell). MS Exchange 2010 SP3 est en cours d’exécution et nous examinerons diverses méthodes de gestion des règles de messagerie.

Types de règles Outlook

Les règles Outlook peuvent être soit côté serveur (côté serveur), soit côté client (côté client). Pour les gérer, vous devez comprendre la différence entre ces règles.

  • Règles côté serveur: leur implémentation est entièrement exécutée par le serveur Exchange. Ils s'appliquent même lorsque le client Outlook de l'utilisateur est hors ligne.
  • Règles du côté client (côté client). Ces règles ne sont suivies que si Outlook est connecté au réseau et que l'utilisateur est connecté. La règle ne fonctionnera pas si vous accédez à un courrier électronique à partir d'un autre client de messagerie ou d'un appareil mobile. En outre, il est impossible de les gérer via EMS (Exchange managment Shell).

Pour vérifier si une règle est côté serveur ou côté client, vous pouvez utiliser la fenêtre "Gérer les règles et les alertes" dans Outlook. Les règles du client sont ajoutées (uniquement le client) au nom de la règle et rien n'est ajouté aux règles du serveur:

Nous recevons la tâche par courrier -> nous créons la tâche dans la liste des tâches

Comme vous pouvez le deviner, le slogan principal de Inbox Zero est de traiter rapidement le courrier entrant et de garder la boîte aux lettres «vide». Une quantité énorme de courrier est déversée dans votre travail sur les messages entrants - de la direction, des clients, ainsi que d'innombrables lettres où vous avez simplement été mis en copie. Si vous triez chaque fois ces déchets avant de décider quoi faire et par où commencer, il est clair qu’il n’y aura jamais assez de temps. La première étape pour améliorer l’efficacité consiste donc à disperser immédiatement des lettres sur des tâches. Outlook vous permet de le faire dans le cadre de ses propres fonctionnalités, mais vous pouvez désormais utiliser diverses extensions. Cependant, l'extension elle-même ne fonctionnera jamais pour vous, donc je veux vous dire quelles méthodes vous pouvez utiliser pour accélérer et améliorer votre travail si vous avez déjà l'application TaskCracker - et y a-t-il quelque chose que vous puissiez faire avec cette application. En bref, il s’agit d’un tableau visuel pour les tâches Outlook, qui vous permet d’utiliser la souris sur le moniteur pour supprimer une nouvelle tâche à ce moment-là et au degré d’importance de la réalisation de la tâche qui lui convient le mieux.

Naturellement, malgré le fait que le site indique qu'Inbox Zero a été utilisé pour développer cette extension, cette méthode n'a pas de relation directe avec l'extension. Peut-être que les développeurs voulaient dire que utilisé cette technique lorsque vous travaillez sur un logiciel. Eh bien, vous devez écrire comme ça. Voyons quelles autres méthodes sont déclarées appropriées pour être utilisées avec cette extension.

La liste des tâches "tout ce qui doit être fait" -> Planification stratégique des tâches

Après plusieurs mois de travail sur le projet, nous avons réalisé que nous avions agi selon un x clairement planifié. HZ ce qu'ils ont fait, HZ ce qui s'est passé. Pour que la liste des tâches à mettre en œuvre conduise à RÉSULTATS, vous devez d’abord planifier vos affaires de manière stratégique. Ici, la matrice Eisenhower vient à la rescousse. On pense que cette méthode a été proposée par le président américain Dwight D. Eisenhower et qu’il s’agit également d’une des méthodes les plus simples et les plus efficaces de planification stratégique des tâches. L’essentiel est que les choses sont divisées selon le principe d’importance et d’urgence et que - règle générale - toutes les questions importantes ne sont pas urgentes, toutes les questions urgentes ne sont pas importantes. Pour voir cela clairement, la matrice est utilisée:

Le principe visuel est également à la base de TaskCracker - et c’est peut-être l’essentiel qui vous permet de traiter les tâches hors connexion aussi efficacement que possible: la liste ne donne pas une image globale et ne vous permet pas de planifier la séquence des tâches de manière stratégique. La représentation visuelle des tâches vous permet de visualiser rapidement votre charge de travail et d'utiliser la souris pour répartir les tâches en fonction des priorités et des intervalles de temps souhaités.

Cependant, la matrice Eisenhower elle-même en tant que telle n'existe pas - il existe son option, repensée à la discrétion des développeurs, où les choses sont vraiment divisées par le principe d'urgence (verticalement: du plus important au moins important), puis elles sont divisées en actuel, demain et programmé pour la semaine prochaine. En outre, la matrice de TaskCracker a une place pour les tâches expirées et les tâches pour lesquelles le temps n'a pas encore été attribué. Sinon pour ce dernier, je dirais que la planification dans le logiciel est peu pratique. Bien entendu, ce dernier vous permet de garder à la portée de la main même les tâches qui n’ont pas encore été dispersées comme prévu. Cependant, il est facile de remarquer que les cellules pour les tâches en cours ont la même taille que la cellule pour les tâches de la totalité (!) La semaine prochaine et exactement les mêmes que pour les tâches sans date. Cela menace qu’avec un grand nombre de tâches, toutes ne rentrent tout simplement pas dans la réflexion visuelle. Pour être juste, bien sûr, chaque cellule est spacieuse et le graphisme a été nettoyé avec beaucoup de soin. Cependant, il est impossible de ne pas avertir d'un problème similaire non seulement pour les utilisateurs, mais également pour les développeurs eux-mêmes.

Technique de Stephen Covey

La méthode suivante a été décrite par Stephen Covey en 1989 dans son livre «Les 7 habitudes des personnes extrêmement efficaces» et, plus tard, dans son deuxième livre, «First Things First». . Les tâches sont divisées en fonction de l’importance et de l’urgence et on utilise une matrice visuelle, appelée cette fois matrice urgente importante ou «matrice de répartition temporelle».

Ici le même problème: la matrice est déclarée sur le site, mais la matrice décrite ci-dessus est utilisée dans le produit. Le problème de la taille des cellules reste à l'ordre du jour.

Une fois les tâches réparties de manière stratégique à l'aide de l'une des matrices, il est temps de commencer à exécuter les tâches dans l'ordre, comme le suggère la technique GTD.

Tableau de bord visuel

Naturellement, dans Outlook, nous ne disposons que d’une liste de tâches. Par conséquent, que devons-nous faire pour planifier stratégiquement? Tout écrire sur un morceau de papier? Dessiner au tableau? En principe, il est étonnant de voir comment Microsoft n’a pas implémenté une telle chose: une représentation visuelle des tâches hors connexion, dans laquelle vous pouvez non seulement voir les tâches sur un «tableau» virtuel, mais aussi les faire glisser afin qu’elles soient dispersées sur différents jours et priorités de la semaine. En fait, en fait, TaskCracker n’est qu’une autre vue personnalisée, dont il existe déjà plusieurs dans Outlook, c’est-à-dire toutes exclusivement par liste. En faveur du fait que TaskCracker n'est qu'une vue de plus pour les tâches, le visuel indique également que les tâches des autres vues sont immédiatement reflétées dans l'extension avec les priorités et les dates, car vous les avez déjà triées par priorité dans Outlook, et chaque manipulation de la souris dans TaskCracker attribue une priorité et une urgence à la tâche, ce qui est ensuite reflété dans toutes les autres vues. Cela fait gagner du temps.

Cette application simple s’installe en 5 à 10 secondes et est immédiatement prête à fonctionner dès que vous redémarrez Outlook. Après cela, un bouton spécial apparaîtra dans Outlook - TaskCracker - en cliquant sur celui-ci, vous verrez toutes vos tâches sous la forme d'une matrice visuelle sur laquelle vous pourrez immédiatement voir le téléchargement d'un jour particulier. Les lacunes en matière de planification sont facilement visibles - et, en principe, elles sont tout aussi facilement éliminées si vous les faites glisser. tâche avec la souris.

Selon les développeurs, le logiciel est conçu de manière à vous permettre de combiner à la fois plusieurs des techniques les plus populaires pour améliorer la productivité - il s’agit de toutes les techniques mentionnées ci-dessus - Inbox Zero, Eisenhower Matrix, la technique de Stephen Covey, ainsi que celle qui sera décrite ci-après - GTD. Si le premier a seulement une relation indirecte à travailler avec l'extension, alors les matrices, bien qu'elles soient reflétées dans le logiciel, ont au moins subi une révision significative. En principe, ce n’est pas mauvais, car la facilité d’utilisation de l’extension a été mieux prise en compte, mais en revanche, après avoir lu les informations sur le site, je pensais toujours que la division par Urgent Important serait reflétée plus clairement dans l’extension. . Néanmoins, il s’agit d’une gradation de deux manières, tandis que le logiciel conserve le principe sortant - Importance élevée Moyenne Faible. Pour le même GTD, cela n’est pas pratique: lorsque je suis prêt à travailler, toutes les tâches ne sont pas divisées en trois, mais en deux groupes: je le ferai maintenant et ce sera fait plus tard.

Prévu -> Fabriqué

Méthodologie publiée par David Allen en 2001. Habré à ce sujet est assez populaire pour expliquer en détail ce qui n’est probablement pas nécessaire. L'essentiel est, en gros, d'avoir une liste de tâches à faire et de la faire une par une. Ce n’est pas un hasard si j’en parle, car après que les tâches de TaskCracker ont été réparties par heure et par priorité, vous pouvez passer au mode de visualisation des tâches normal, c’est-à-dire sélectionner l’une des feuilles Outlook standard. Tous les changements que vous avez apportés à la représentation visuelle seront reflétés dans les autres, comme je l’ai dit plus haut. Il ne reste plus qu'à commencer à faire les tâches les unes après les autres. Si, à la mention du GTD sur le site, c’est précisément ce que l’on voulait dire, alors peut-être que je suis d’accord.

La distribution de mes tâches à l'aide de TaskCracker m'a pris environ 10 minutes. La première chose, et la plus importante, qui était pratique - lorsque vous faites glisser la souris - la date et la priorité correspondantes de la tâche sont attribuées elles-mêmes, il n'est pas nécessaire de les insérer manuellement. Qu'on le veuille ou non, la présentation visuelle m'a impressionné par sa commodité et son design épuré. Mais les inconvénients décrits ci-dessus demeurent - et les développeurs ont encore de la place pour se développer.

Si, malgré tout le mécontentement que j'ai exprimé à propos de ce logiciel, vous êtes toujours prêt à l'essayer, il me reste 3 clés gratuites provenant d'un des cadeaux que les développeurs organisent régulièrement dans le bourget. Donc, en principe, obtenir ces clés n’est en aucun cas difficile, mais prenez-les dans les commentaires.

Création de règles (New-InboxRule)

Voyons quelques exemples de création à distance de règles côté serveur.

Exemple 1. Créons une règle pour la boîte aux lettres «j.doe», qui déplace les messages avec le texte sujet «SPAM» dans le dossier Courrier indésirable:

Exemple 2. Considérez le cas où vous devez créer une règle pour toutes les boîtes aux lettres disponibles. Pour ce faire, nous allons écrire un script simple qui commence par obtenir le nom de toutes les boîtes aux lettres disponibles (à l'exception des boîtes aux lettres d'emplacement et système) et une règle sera créée pour chacune des boîtes aux lettres existantes (que nous avons examinées ci-dessus). Texte du script:

Vous pouvez afficher la liste de toutes les conditions disponibles (Conditions) pour créer des règles Outlook en exécutant la commande suivante:

Création de règles

Création de règles depuis un modèle ou à partir de rien - dans la zone de transition, sélectionnez Mail. Dans le menu Fichier sélectionner l'équipe Assistant de règles. S'il existe plusieurs comptes de messagerie, dans la liste Appliquer les modifications au dossier, sélectionnez la boîte de réception souhaitée. Cliquez sur le bouton Nouvelle règle. Effectuez l'une des actions suivantes:

  • créer une règle basée sur un message dans un dossier - ouvrir le dossier contenant le message. Cliquez avec le bouton droit sur le message à partir duquel vous souhaitez créer une règle. Choisissez une équipe Créer une règle. Dans la boite de dialogue Création de règle sélectionnez les conditions et actions que vous souhaitez appliquer,
  • Pour ajouter des conditions, des actions ou des exceptions supplémentaires à la règle, cliquez sur le bouton "Avancé", puis suivez les instructions supplémentaires de l'assistant de gestion des règles.

Pour appliquer une règle immédiatement après l'avoir créée, cochez la case située à la dernière page de l'assistant de règle. Respecter cette règle pour les messagesqui sont déjà dans le "Boîte de réception».

  • Création d'une règle basée sur le message généré - ajoutez le destinataire et le sujet du message. Choisissez une équipe Créer une règle. Dans la boite de dialogue Création de règles Sélectionnez les conditions et actions que vous souhaitez appliquer. Pour ajouter des conditions, des actions ou des exceptions supplémentaires à la règle, cliquez sur le bouton "Avancé", puis suivez les instructions supplémentaires de l'assistant de gestion des règles.
  • Créez un message basé sur le nom ou la liste de distribution dans le message - Ouvrez le message à partir duquel vous souhaitez créer une règle. Cliquez avec le bouton droit sur le nom ou la liste de distribution dans les zones De, À ou Cc, puis sélectionnez Créer une règle. Dans la boite de dialogue Création de règles Sélectionnez les conditions et actions que vous souhaitez appliquer. Pour ajouter des conditions, des actions ou des exceptions supplémentaires à la règle, cliquez sur le bouton "Avancé", puis suivez les instructions supplémentaires de l'assistant de gestion des règles.
  • Création de règle en fonction de l'alerte reçue du site SharePoint - si vous avez plusieurs comptes de messagerie, les mots "moi" et "mien" dans les termes font référence aux adresses postales de tous vos comptes, et pas seulement de ceux qui sont actifs.

Exécution manuelle de règles

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez Mail.
  2. Dans le menu Fichier sélectionner l'équipe Assistant de règles.
  3. Si plusieurs comptes de messagerie sont répertoriés Appliquer les modifications au dossier sélectionnez le dossier souhaité "Boîte de réception».
  4. Cliquez sur le bouton Appliquer les règles.
  5. Dans la liste Sélectionner les règles à exécuter, cochez les cases en regard des règles à exécuter.
  6. Effectuez l'une des actions suivantes:
    • Exécution des règles dans le dossier actuel - cochez la case pour exécuter les règles dans les sous-dossiers Y compris les sous-dossiers. Sélectionner dans la liste À appliquer au type de message pour lequel la règle doit être exécutée, puis cliquez sur le bouton "Exécuter",
    • Exécution des règles dans un autre dossier - pour changer le dossier dans lequel les règles seront exécutées, cliquez sur le bouton "Parcourir". Pour suivre les règles des sous-dossiers, sélectionnez le Y compris les sous-dossiers. Sélectionner dans la liste À appliquer au type de message pour lequel la règle doit être exécutée, puis cliquez sur le bouton «Exécuter».

Les règles sont exécutées dans le même ordre dans lequel elles apparaissent dans la liste Sélectionner les règles à exécuter. L'ordre d'exécution ne peut être modifié que dans la liste des règles de la boîte de dialogue. Règles et alertes.

1. Aperçu des emails

Un aperçu de chaque lettre est disponible dans la liste des messages. Vous voyez l'adresse de l'expéditeur, le sujet et la première ligne du texte principal. Le dernier paramètre peut être configuré. Pour ce faire, ouvrez l'onglet "Affichage", recherchez le bouton "Afficher le message" et sélectionnez le nombre de lignes souhaité. Si vous le souhaitez, vous pouvez complètement désactiver l'affichage pour économiser de l'espace. Outlook vous demandera également si vous souhaitez appliquer le paramètre uniquement à ce dossier ou à toutes les boîtes aux lettres.

Mise à jour des règles d'une version antérieure

Cette procédure est possible uniquement si tous les ordinateurs utilisent la version unique de Microsoft Office Outlook. Après la mise à jour des règles, si vous utilisez une version antérieure de Microsoft Outlook, seuls les noms de certaines règles seront affichés dans la liste des règles. Certaines descriptions des règles peuvent ne pas être affichées.

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez Mail.
  2. Dans le menu Fichier sélectionner l'équipe Assistant de règles.
  3. Si plusieurs comptes de messagerie sont répertoriés Appliquer les modifications au dossier sélectionnez le dossier souhaité "Boîte de réception».
  4. Cliquez sur le bouton Options.
  5. Cliquez sur le bouton Actualiser.

S'il y a plusieurs dossiers "Boîte de réception", Vous devrez répéter cette procédure pour chacun d’eux.

2. La boîte aux lettres principale

Si vous avez plusieurs comptes dans Outlook, vous pouvez en choisir un comme principal, afin que le dossier correspondant s'ouvre au démarrage du courrier. Pour ce faire, cliquez sur "Fichier" → "Options" et dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez l'onglet "Avancé" dans le volet de gauche.

Dans la section "Commencer et terminer le travail avec Outlook, cliquez sur le bouton" Parcourir ". Dans la boîte de dialogue "Sélectionner un dossier", recherchez le compte dont vous avez besoin et sélectionnez "Boîte de réception" ou un autre dossier nécessaire. Il s’ouvrira maintenant lorsque vous commencerez à travailler avec Outlook.

3. Dossiers de recherche

Si vous recherchez souvent des lettres en introduisant les mêmes mots et expressions dans la barre de recherche, vous pouvez simplifier la tâche. Outlook prend en charge les dossiers de recherche ou dossiers intelligents. Configurez-les et vous pouvez oublier le tri manuel de la correspondance.

Allez à l'onglet «Dossier» → «Créer un dossier de recherche». Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez sélectionner le dossier de recherche parmi les modèles fournis par Outlook ou créer le vôtre vous-même. Par exemple, le dossier de recherche «E-mails non lus» affiche tous les messages que vous n'avez pas ouverts, quels que soient leur emplacement et les comptes auxquels ils appartiennent. Les lettres ne bougeront nulle part: seuls les liens les concernant sont affichés dans les dossiers de recherche.

Si les modèles Outlook ne vous conviennent pas, sélectionnez «Créer un dossier de recherche personnalisé» au bas de la liste. Cliquez sur "Sélectionner". Entrez ensuite un nom pour le dossier, cliquez sur "Conditions" et indiquez selon quels critères vous souhaitez sélectionner les messages qu'il contient.

4. Dossiers de nettoyage

Эта функция удаляет избыточные сообщения в выбранной папке. Под избыточными понимаются цитируемые копии ваших писем. Чтобы проверить работу функции в действии, щёлкните правой кнопкой мыши по папке, в которой скопились повторы и копии сообщений, и выберите «Очистить папку».

Вы можете указать, какие сообщения считать избыточными. Для этого выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта» → «Очистка беседы». Здесь можно настроить очистку так, чтобы она не затрагивала важные или отмеченные вами сообщения, а также выбрать, в какую папку перемещать ненужные письма. Par défaut, ils sont envoyés au dossier Éléments supprimés du compte auquel ils appartiennent.

5. Livraison retardée

Cette fonction vous permet d'écrire une lettre maintenant et de l'envoyer plus tard. Il suffit d'indiquer l'heure d'envoi et d'oublier la lettre - elle vous parviendra sans votre participation. Gmail est fier de cette opportunité avec sa nouvelle interface, mais c'est aussi dans Outlook.

Écrivez une nouvelle lettre, spécifiez le destinataire et le sujet, comme d'habitude. Cliquez ensuite sur le bouton Options dans la boîte de message et sélectionnez Délai de livraison. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez la case "Ne pas livrer à" et spécifiez la date et l'heure. Vous pouvez définir d'autres options. Par exemple, marquez le message comme important ou transférez une copie à une autre adresse.

Outlook enregistre les messages à envoyer dans le dossier Boîte d'envoi jusqu'à leur envoi. Ensuite, les lettres seront déplacées dans le dossier "Envoyé".

Si vous devez annuler le délai de livraison ou modifier la date et l'heure d'envoi, ouvrez le dossier Boîte d'envoi et recherchez votre message. Cliquez sur "Délai de livraison" dans l'onglet "Paramètres" et modifiez la date et l'heure dans le champ "Ne pas livrer à". Ou décochez la case pour désactiver le délai de livraison.

6. action rapide

Entre des mains expertes, il s'agit d'un outil incroyablement puissant qui aidera à gérer de gros volumes de correspondance. La fonction «Actions rapides» vous permet d’automatiser toute séquence d’actions et de les exécuter en un clic.

Dans l'onglet "Accueil", recherchez le bouton "Actions rapides". Voici quelques modèles, mais vous pouvez en créer un. Pour ce faire, cliquez sur "Créer nouveau" dans la section "Actions rapides" et spécifiez un nom. Ensuite, en cliquant sur le bouton «Actions», sélectionnez les opérations que vous souhaitez effectuer, étape par étape. Vous pouvez enregistrer une action rapide dans la barre d’outils ou lui attribuer une combinaison de raccourci clavier.

Par exemple, vous pouvez créer une action rapide pour déplacer les messages sélectionnés vers un dossier spécifique et les marquer comme lus. Ou répondez massivement à vos interlocuteurs en créant un rappel du calendrier d'une réunion avec eux. Allumez la fantaisie.

7. Fenêtres Outlook

Vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres Outlook en même temps. Cela vous permettra d'afficher des courriels, un calendrier et des tâches sur un grand moniteur sans utiliser les boutons de navigation pour basculer entre courrier et calendrier.

C'est très facile à faire. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône du client de messagerie ouvert dans la barre des tâches et sélectionnez Outlook dans le menu qui apparaît. Une deuxième fenêtre s'ouvrira. Lorsque vous fermez le client de messagerie, accédez à «Fichier» → «Quitter» dans l'une des fenêtres ouvertes sans cliquer sur le bouton de fermeture de la fenêtre situé dans le coin supérieur droit. Au prochain démarrage, Outlook s'ouvrira avec le même nombre de fenêtres.

Cette fonction vous permet d’effectuer automatiquement certaines actions avec un nouveau courrier. Cliquez sur Règles dans l'onglet Accueil et sélectionnez Gérer les règles et les alertes. Ici, vous pouvez les créer, les modifier et les exécuter manuellement.

Cliquez sur Créer une règle, puis définissez vos préférences dans la fenêtre qui apparaît. Vous pouvez indiquer à l'application qu'elle émet un signal sonore spécifique, affiche une alerte et transfère des lettres vers le dossier souhaité correspondant à certains critères.

9. Noms de compte

Par défaut, votre adresse électronique est utilisée comme nom de compte dans Outlook, mais vous pouvez modifier le nom du compte. Dans le même temps, il restera le même sur le serveur de votre fournisseur de messagerie afin que vous puissiez appeler vos boîtes aux lettres par leur contenu: «Travail», «Maison», etc.

Pour changer le nom du compte, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le compte (panneau de gauche) et sélectionnez «Propriétés du compte». Ou allez dans "Fichier" → "Détails". Ouvrez ensuite les "Paramètres du compte", sélectionnez le compte dont vous souhaitez modifier le nom, puis cliquez sur "Modifier". Entrez un nouveau nom, puis cliquez sur Suivant et sur Terminer.

10. Ligne de commande

Les éléments geek qui aideront à utiliser Outlook plus efficacement conviennent à ceux qui sont habitués à travailler avec le clavier et non avec la souris. Appuyez sur Win + R pour ouvrir une invite de commande et entrez les commandes suivantes:

  • outlook.exe / nopreview - Ouvrir Outlook sans fenêtre de prévisualisation.
  • outlook.exe / select nom_dossier - ouvrez Outlook avec un dossier de messagerie spécifique au lieu de celui que vous avez attribué au principal. Si à la place nom_dossier présenter perspectives: calendrier, le calendrier va s'ouvrir.
  • outlook.exe / restaurer - ouvrez Outlook en restaurant toutes les fenêtres si le programme a été fermé à la suite d’une erreur système.
  • outlook.exe / finder - ouvrez un puissant outil de recherche Outlook.

Si vous connaissez d'autres fonctionnalités intéressantes d'Outlook, partagez les commentaires.

Déplacer automatiquement les messages d'une personne spécifique

  1. Mettez en surbrillance un message de la personne dont vous souhaitez déplacer automatiquement les messages.
  2. Dans le menu Fichier sélectionner l'équipe Pour organiser.
  3. Dans le deuxième élément de la liste à puces, sélectionnez les options souhaitées. Pour sélectionner un dossier, cliquez sur la flèche en regard de la liste dans le dossier.
  4. Cliquez sur le bouton Créer.

Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue pour créer des règles plus complexes d'organisation des éléments. Règles et alertes le menu Fichier.

Importer ou exporter un jeu de règles

Les règles importées sont placées à la fin de la liste de l'assistant de règles. Un assistant de règle ne peut importer qu'un seul ensemble de règles à la fois. Les règles exportées sont enregistrées dans un fichier avec une extension de nom. .rwz.

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez Mail.
  2. Dans le menu Fichier sélectionner l'équipe Assistant de règles.
  3. Si plusieurs comptes de messagerie sont répertoriés Appliquer les modifications au dossier sélectionnez le dossier souhaité "Boîte de réception».
  4. Cliquez sur le bouton Options.
  5. Effectuez l'une des actions suivantes:
    • Règles d'importation - cliquez sur le bouton "Règles d'importation". Dans la zone Nom de fichier, entrez le chemin d'accès et le nom du fichier contenant le jeu de règles importé. Pour importer un fichier contenant des règles non créées dans l'assistant de gestion des règles, par exemple, des règles compatibles avec les versions précédentes de Microsoft Outlook, sélectionnez le type de fichier approprié dans la liste. Type de fichier. Cliquez sur le bouton "Ouvrir"
    • Règles d'exportation - cliquez sur le bouton "Règles d'exportation". Dans la zone Nom de fichier, entrez le chemin d'accès et le nom du fichier vers lequel vous souhaitez exporter le jeu de règles. Si vous exportez un fichier contenant uniquement des règles compatibles avec une version antérieure de Microsoft Outlook, sélectionnez Type de fichier Règles compatibles avec Outlook 2000, règles compatibles avec Outlook 98 ou règles compatibles avec Outlook 2002/2003. Cliquez sur le bouton "Enregistrer".

La procédure décrite ci-dessus peut être utilisée pour sauvegarder les règles.